|
Традиционно с выбора места праздника начинают его подготовку, хотя так имеет смысл действовать, только если праздник «уже на носу» и следует торопиться. Тогда можно сначала зарезервировать площадку (пока хоть что-то осталось), а потом, отталкиваясь от ее возможностей, составить программу и «собрать» все остальное. Но лучше все же начинать с идеи, и уже под нее искать подходящую площадку.
Как правило, вначале происходит выбор между вашим собственным офисом и съемной площадкой. У себя праздник было бы провести хорошо, главная прелесть – не нужно платить за аренду. Но даже если у вас есть зал, в котором поместятся все приглашенные, все равно лучше арендовать помещение. На празднике желательно создать веселую и нерабочую атмосферу, что трудно сделать в родных стенах. У себя лучше проводить регулярные конференции и семинары, можно отмечать второстепенные праздники, а на главные события – арендовать другое помещение.
Арендовать можно практически все: дворец, ресторан, клуб, боулинг-центр, базу отдыха, стадион, теплоход, военный корабль, вертолет. Не обязательно, кстати, придерживаться правила, что летом надо проводить спортивные праздники и арендовать загородные базы отдыха, а зимой устраивать мероприятия только под крышей ресторана. Можно, например, провести отличный праздник и зимой на уличной площадке – с глинтвейном и спиртным из ледяных самоваров, катанием с горок, на санях, со снеговиками, катком и многим другим. При выборе типа площадки для праздника придерживайтесь своей идеи, а не стереотипов.
Начнем со сложившихся правил бронирования. Как и все услуги, аренда площадки, в том числе ресторана, почти всегда возможна только по предоплате. Цена на аренду различных помещений сильно колеблется. Так, например, аренда дворца или особняка (вместимостью 100–200 человек) в среднем будет стоить 2000–3000 у.е. за вечер. Многие же рестораны вообще не берут дополнительных денег «за закрытие», а объявляют минимальную сумму заказа по меню, начиная с которой они отдадут в ваше распоряжение весь зал (или весь ресторан). Другие отталкиваются от количества гостей (от минимального числа), третьи – назначают арендную плату в независимости от общей суммы заказа, но, как правило, небольшую – 100–300 у.е.
Существует распространенное заблуждение, что, работая с рестораном, вы всегда можете получить скидку за то, что «приводите» в ресторан сразу много людей. Но нужно учитывать, что если вместимость ресторана, например, 100 человек, то за вечер его может посетить до 300 гостей. А при корпоративном заказе в этом же ресторане будет ровно 100 человек и ни одним больше. С другой стороны, ресторан, конечно, экономит на том, что готовит множество однотипных блюд и не заказывает в этот день продукты для всего ассортимента. Хотя при корпоративном заказе, как правило, выбираются недорогие блюда, а спиртные напитки ресторану часто приходится разрешать приносить свои. Поэтому в последнее время часть ресторанов стали принципиально отказываться от полного закрытия, так как это малоприбыльно и к тому же грозит потерей постоянных клиентов.
Но скидки все же возможны, ведь не все рестораны так уж популярны. В любом случае о скидке спросить стоит, и при положительном решении она составит 5–10 % от стоимости заказа. Если же вам предоставляют большую скидку, стоит насторожиться.
Есть еще один тонкий момент при заказе банкетов – это чаевые. Если при частном посещении ресторана чаевые остаются на ваше усмотрение, то при обслуживании банкета их зачастую добавляют к счету в момент оплаты – плюс 7, 10, а то и 15 %. Поэтому лучше этот вопрос уточнить с рестораном при первом же разговоре.
При поиске помещения необходимо всегда лично инспектировать выбранную площадку, и уже потом принимать решение об аренде. Никогда не полагайтесь на рекламные проспекты или на чье-то мнение – ваш знакомый мог быть там в другой ситуации или просто не обратить внимания на некоторые особенности помещения.
Кстати, то, что площадка была свободна на момент вашего звонка, еще не гарантирует, что она будет свободна в день осмотра. Позвоните еще раз перед выездом. А вот когда вы осмотрели место праздника, то тогда уже можете смело договариваться об аренде, дополнительных условиях и сроках оплаты. После устной договоренности и до назначенного дня оплаты можете не волноваться. У большинства владельцев площадок приступы жадности остались в прошлом, и больше ценится репутация. Так что, вряд ли, вам позвонят и скажут, что у них появился другой клиент, и предложат доплатить. А если уж так случится, то лучше сразу отказаться от этого варианта, каким бы он ни казался «последним» и «лучшим»: кто знает, какие еще повороты они для вас придумают. Свой заказ всегда сопровождайте планом площадки и списком требований и договоренностей, требуйте ответного письменного подтверждения. Регулярно встречаются случаи, когда на словах стороны договаривались о чем-то, а в день праздника никто об этом не помнит. Вы хотите, чтобы вдруг в день вашего мероприятия оказалось, что собственный алкоголь привезти нельзя и придется его покупать в ресторане? Или что на загородной базе кроме вашего будет проходить еще два мероприятия? И если честные глаза вашего собеседника не позволяют вам сомневаться, то кто даст гарантию, что ко дню праздника он не уволится или что его руководитель не решит изменить правила?
Изложите письменно как можно конкретнее каждое обещание (что обещали, кто сделает, к какому сроку, кто ответственный, в каком объеме и т. д.) и попросите этот документ подписать. Помните, кстати, что документом эта бумага может быть только вместе с «живой» подписью директора, заверенной печатью, с датой и юридическими реквизитами. В некоторых случаях не поленитесь описать, а еще лучше нарисовать каждую арендованную часть площадки, чтобы не оказалось, что на базе вы арендовали стадион, а беговая дорожка в него «вдруг» не входит, и по ней мимо вас будут бегать спортсмены.
Оговорите в этом документе особые случаи, из которых самый особый – это ваш ущерб площадке. Особенно это касается исторических помещений (дворцы, особняки). Иногда после праздника администрацией находится несколько царапин, и идут эти царапины прямо по позолоте. Отсюда следует ремонт и лист сусального золота. Пятно от пролитого на паркет красного вина может оказаться не выводимым (со всеми последствиями – и для исторического паркета, и для вашего бюджета). Поэтому необходимо заранее оговорить правила предъявления, осмотра и оценки ущерба. Немаловажно разграничить: кто за кого будет платить. Например, выездной ресторан может сам компенсировать ущерб от своих повреждений, а может и не делать этого. В любом случае перед администрацией площадки ответственность несет арендатор, т. е. вы.
Осматривая площадку, узнайте, как именно она будет выглядеть конкретно в день вашего мероприятия. Может оказаться, что в этот день начнутся реставрационные работы в фойе дворца или в особняке на время проведения мероприятий паркет застелют ковролином. Из ресторана может исчезнуть светотехника, которая оказалась принадлежащей не ресторану, а ее музыкантам.
Если вы хотите быть на мероприятии одни, то отдельно оговорите ситуацию с посторонними. Проблема в том, что не всегда договор об аренде означает, что на арендованной площадке вы будете одни. А вопрос: кто оградит вас от посторонних – многие арендодатели до сих пор оставляют на усмотрение арендаторов. Часто, хотя и не всеми, считается, что аренда – это оплата вашего права пребывания на данной площадке и все.
Также имейте в виду, что время аренды – это не только время прохождения праздника. Это еще и время на подготовительные работы, на сбор и уборку после праздника. И если одни арендодатели включают время на подготовку-сборы в заявленную стоимость, то другие могут потребовать доплаты. Аргументы предъявляют разные: и что в это дополнительное время они могли бы провести еще одно мероприятие, и что уже будет ночное время, а в стандартной цене внеурочная работа персонала не учтена. Первым обычно грешат дворцы, вторым – рестораны.
Для того чтобы понять, сколько человек поместится в понравившемся помещении лучше всего провести примерную расстановку столов. А при подготовке особо важных и ответственных мероприятий примерную расстановку надо провести обязательно. Конечно, есть нормы метража на одного гостя и личный опыт сотрудников площадки. Но нормам могут помешать особенности именно этого помещения (конфигурация стен, колонн, расположение дверей и окон и т. д.), а что имеет в виду менеджер, утверждая: «Конечно, поместятся», вы тоже не знаете. Даже аргумент, что у них регулярно проводятся мероприятия с таким же количеством гостей, не должен вас убеждать.
Как правило, для банкетов на одного гостя отводят 2 кв. метра, при фуршете – обычно 1,5 кв. метра. Если в программе планируются конкурсы, танцы и другие действия, то для них тоже необходимо место. Причем если у вас в зале находится сцена, то ставить столы к ней вплотную нельзя, необходимо создать «чистую линию» шириной минимум 3 метра.
Дальше вместимость на оставшиеся метры надо рассчитывать исходя из имеющихся столов и способа их расстановки. Кстати, разнообразие столиков довольно велико, и вы должны поинтересоваться, какая именно мебель будет в этом помещении во время вашего мероприятия (не всегда на банкетах используют те же столы, что обычно находятся в зале).
Еще один повод провести примерочную расстановку столиков – это видимость сценической площадки. Во многих дворцовых помещениях, да и в ресторанах, разнообразные «уголки», «ракушки» и колонны мешают обзору. И если теоретически в зале помещается нужное количество человек, есть вероятность того, что некоторым из них ничего не будет видно. Таким образом, реальная вместимость зала уменьшается.
С проблемой «темных углов» можно условно разобраться с помощью видеоповторов, когда ставятся экраны и на них транслируется то, что происходит на сцене. Но эффект присутствия уже теряется. В больших залах, вместимостью более 300 человек, видеоповторы происходящего на сцене нужны обязательно, иначе задние ряды даже не будут пытаться увидеть и понять, что происходит на сцене. Также в залах с числом гостей более 100 человек обязательна сцена. Смысл тот же – приподнять выступающих, чтобы всем было видно происходящее на сцене, а не что-то мелькающее между головами сидящих впереди.
И еще несколько моментов, на которые непременно нужно обратить внимание при выборе места проведения праздника:
Расположение площадки. Важно помнить, что гости должны добираться до места проведения праздника без лишних усилий. И если выбранное место находится далеко от станции метро или загородом, то вам придется отдельно продумывать, как доставить гостей до места праздника и обратно.
Парковка. Принадлежит ли парковка выбранной вами площадке или она делится между несколькими учреждениями? Если на праздник приглашены VIP-персоны или просто предполагается приезд гостей на личном транспорте, то необходимо заранее зарезервировать для них места и обеспечить встречу специально проинструктированным персоналом.
Оборудование. Обратите особое внимание на то, какое оборудование имеется в зале, и входит ли его использование в стоимость заказа. Часто то, что вы видите при посещении ресторана, не является неотъемлемой частью его стандартного оборудования. Например, звукотехника. Она может отлично работать во время вашего ужина в ресторане, а для банкета приходится или заказывать ее отдельно или доплачивать ресторану. Дополнительно поинтересуйтесь обслуживанием этого оборудования: случается что, например, «гардероб, конечно, есть и никуда не денется и будет ваш», но вот работа гардеробщиков оплачивается отдельно. Лучше обговорить эти моменты заранее.
Кондиционирование и курение. Как бы вы к этому не относились, но большинство гостей на вашем празднике будет курить. Поэтому обязательно поинтересуйтесь у администрации выбранного помещения, в каких залах разрешено курить, а в каких – нет. На территории многих дворцовых или музейных площадок вообще курить запрещено. Есть даже такие уникальные места, как Каменноостровский театр – все здание деревянное. Праздники в нем проводить можно, а вот курить нельзя. Только на улице и в сопровождении двух пожарных бригад. А может случиться и обратная ситуация: курить вам разрешают везде. Но если в заведении нет нормального кондиционирования, ваши гости уже через час не смогут в этом помещении находиться. Этот момент нужно также заранее урегулировать.
Гардероб. В гардеробе, кроме того, что количество вешалок должно быть не меньше количества приглашенных гостей, необходимо место для хранения пакетов и прочих принесенных вещей. Если мест в гардеробе не хватает, то вам необходимо будет взять в аренду перевозные вешалки-стойки. Еще при планировании работы гардероба надо предусмотреть, чтобы на каждые 50–70 гостей приходилось по одному гардеробщику.
Туалеты тоже нельзя обойти вниманием. На 60 человек необходимо минимум по одному месту, вне зависимости от того, какое мероприятие вы устраиваете: фуршет во дворце или барбекю в лесу (кстати, в лес туалеты вам придется специально заказывать). Отдельно продумайте и вопрос с текущей уборкой в туалете.
Уборка. Немаловажным является вопрос уборки всего помещения. Кроме дежурных уборщиков во время мероприятия, на случай ненароком разбитого бокала и т. п., кто-то должен обеспечить уборку после проведения праздника. Обычно эти работы не проводят хозяева сдаваемых в аренду дворцов, и их просьба в конце мероприятия об уборке и вывозе мусора может стать для вас неприятной неожиданностью.
Специальные требования. Помните, что существуют пожарная служба, электрики и СЭС. Часто кажущиеся совершенно бесхозными подсобные помещения никак нельзя занимать из-за необходимости оставить пожарный проход и т. д. Или по причине чувствительных датчиков вам могут не разрешить применять в общем-то безобидные дымовые эффекты. Поэтому оговаривайте возможность любых ваших действий с администрацией площадки.
Сергей Волчук
|
