Корпоративный портал: замена HR-службе?
Если ваша компания находится в самом начале производственной цепочки, то мировой финансовый кризис вас не просто коснулся.
Если ваша компания находится в самом начале производственной цепочки, то мировой финансовый кризис вас не просто коснулся. Ваша компания стала одной из главных жертв этого кризиса! Пытаясь выжить в непростой ситуации, вы, вероятно, сократили расходы до минимума. На что именно? Естественно, на все не основные службы – второстепенные, обслуживающие. Которые, казалось бы, и не важны, но без которых никак.
А ведь есть и другой путь – автоматизировать по максимуму все эти мелкие бизнес-процессы, дабы и время, отнимаемое ими, уменьшить, и количество бумаги, которая бродит по отделам, сократить. Тем самым можно повысить эффективность работы в компании, а это и есть одно из самых действенных антикризисных средств, предлагаемых сейчас аналитиками. Называется и конкретное решение для поставленной задачи: обзавестись своим собственным внутренним информационным ресурсом – корпоративным порталом. Вот почему в данной статье речь пойдет о программном продукте "1С-Битрикс: Корпоративный портал", с помощью которого и можно развернуть, причем быстро, такой собственный интраресурс.
 |
| Главная страница портала |
Конечно же, простой рассказ о возможностях продукта, каким бы он ни был замечательным, мало что даст серьезному читателю. Поэтому наше повествование о продукте "1С-Битрикс: Корпоративный портал" мы будем строить следующим образом. Мы отберем типичные проблемы, которые возникают в компании, не удосужившейся до сих пор обзавестись своим внутренним информационным ресурсом. Сгруппируем эти проблемы по специфическим темам и перейдем к отдельному рассмотрению каждой. В ходе анализа покажем, как можно решить данную проблему с помощью рассматриваемого продукта, и порекомендуем, какие его инструменты при этом вам стоит задействовать. Как итог – перечислим, к каким позитивным изменениям в компании это приведет. Начнем с HR-службы, которую в вашей компании, скорее всего, сократили.
Автоматизация деятельности HR-отдела
Инструменты, необходимые для работы этой службы, сосредоточены в двух секциях портала – "Сотрудники" и "Компания". (Порталом мы дальше будем называть ваш внутренний корпоративный ресурс, развернутый с помощью продукта "Корпоративный портал".)
За счет чего достигается автоматизация службы? Прежде всего за счет создания единого информационного пространства компании. Что за пространство такое? Информационные ресурсы, отчетность и аналитика, данные о состоянии бизнес-процессов по подразделениям и по компании в целом. Корпоративный портал обеспечивает точку доступа к этому пространству, причем точку единую. И это сильно облегчает поиск и использование нужной информации.
Поиск сотрудников
Стоит компании разъехаться по этажам или, того пуще, по разным зданиям, как ее сотрудники перестают узнавать друг друга в лицо, а сам директор начинает забывать, кого, когда и куда принимал на работу. Трудно вспомнить сотрудника, еще труднее отыскать его в компании для поручения какой-то работы.
В портале поиск сотрудника реализован таким образом, чтобы вы могли найти человека, не дотрагиваясь до клавиатуры, только щелкая мышью и перемещаясь по подразделениям. Однако чаще всего достаточно первых букв его фамилии, которые, конечно, придется ввести. Можно искать дополнительно по должностям и другим элементам – это еще ускоряет процесс. В результате поиска вы попадаете на личную страничку сотрудника в компании – его профайл.
 |
| Поиск сотрудников |
Видите здесь как на ладони всю информация о нем: и фотографию, и контактные данные, и в каких группах он состоит, и с кем общается, и что пишет в своих блогах, и чем занят по работе, просматриваете загруженные им фотографии и файлы. Тут же пишете ему сообщение прямо с портала или звоните, если в компании используется IP-телефония или тот же Skype. И, кстати, знаете при этом, присутствует ли человек на портале – система сообщает, кто в онлайне.
График отсутствия сотрудников
Вы можете точно сказать, кто из ваших подчиненных сейчас в отпуске, а кто в командировке?
А вот если взглянете на график отсутствий в портале, наглядно увидите это. Прокрутите график по временной шкале – на нем отобразится информация за выбранный период. Хотите – по всей компании, хотите – по подразделениям.
 |
| График отсутствия сотрудников |
При этом каждая причина отсутствия подкрашивается своим цветом. Взглянул на график – и можно планировать работу сотрудников с учетом известных периодов их отсутствия или распределять отпуска в соответствии с правилами. Спросите: "Кто заносить будет данные в график?" Вы можете интегрировать портал с внешними системами (например, с "1С:Зарплата и управление персоналом"), или вводить их вручную через портал.
 |
| Доска почета |
Доска почета
В компаниях быстро узнают только о тех, кто проштрафился, а вот о молодцах и ударниках никто не даже не слышит.
На портале у вас будет страница, аналогичная обычной доске почета. И на ней вы будете указывать особо отличившихся сотрудников. Пусть все узнают, что кого-то наградили и за что, и смогут тут же на портале их поздравить. И, к слову, теперь вы сможете быстро получить список сотрудников, имеющих особые награды и отличия.
 |
| Дни рождения |
Дни рождения
Никто о них в компаниях не знает.
Портал напоминает о грядущих днях рождения коллег и формирует актуальные списки именинников. Теперь желающие не забудут поздравить коллегу с радостным событием, отправив ему прямо на портале сообщение.
Новые сотрудники
Их некогда и некому обучать.
На портале есть специальное подспорье и тесты для новых сотрудников, которые только что пришли в компанию и должны познакомиться получше с ее требованиями и структурой. В итоге новички быстрей вливаются в компанию.
 |
| Курсы для новых сотрудников |
Лицо компании
Зачастую это лицо не просматривается. Компания идентифицируется с одним-двумя людьми и создается впечатление, что компании как таковой вовсе нет.
На портале имеется целая секция "Компания", призванная сформировать этот правильный образ – то самое официальное лицо. Собранные в секции странички уже наполнены типовым контентом, и их остается только подредактировать под себя. К примеру, приказ "Об использовании Интернета в рабочее время" (о том, что запрещается использование ICQ, MSN, Skype и других средств общения) многие оставляют без изменений, исправляя только ФИО подписавшего. "Руководство", "Миссия и стратегия", "Структура компании", "История компании" – вот примеры таких статических страниц, набор которых можно легко пополнять новыми – своими.
 |
| Представление компании |
Что можно разместить в этом разделе? Безусловно, официальную информацию о том, как работать. Это приказы, распоряжения и материалы. Новости отрасли – если в компании запрещен доступ в Интернет, то можно здесь организовать некий набор RSS-лент, которые сотрудники не только могут, но и должны просматривать. Карьера, вакансии – можно дать возможность управлять вакансиями внутри компании, представлять их. Возникает вопрос: зачем это делать? К вашему сведению, у HR-менеджеров считается одним из самых эффективных способов найма – найм внутри. А в кризисное время такой найм будет вдвойне оправдан и логичен.
Контакты, реквизиты
>Банально, но сотрудники часто не знают обычных данных о компании – адрес, схему проезда, не говоря уже об ИНН, КПП и тому подобном. И каждый раз, скажем, чтобы вставить подобное в письмо, мучительно разыскивают его.
Вот такую информацию, способствующую формированию и укреплению корпоративной культуры, и стоит разместить на портале.
Наша жизнь
Зачастую сотрудники не знают, что происходит в соседних отделах и вообще в компании.
 |
| Наша жизнь |
Портал позволяет сообщить во всеуслышание последние новости подразделений (скажем, кто молодец и ударно работает, кто отличился и за что попал на доску почета). Здесь же можно размещать новости, когда в компании кто-то родился, женился или дожил до юбилея. Прямо из такой новости можно поздравить счастливчика или оставить на нее ссылку где-то на форуме, чтобы другие сотрудники тоже поздравили. Подобные мелочи так сближают коллектив в трудное время!
Фотогалерея
Чаще всего фотографии с корпоративных мероприятий (выставок, презентаций, конференций) исчезают неизвестно куда.
 |
| Фотогалерея |
А ведь их можно с помощью простых инструментов выгрузить на портал. Создается альбом, в который загружаются фотографии. При выборе загружаемой папки появляется предпросмотр ее содержимого, и здесь можно некоторые фотографии повернуть, удалить, дать им название и описание, ввести теги. Выбрать, в каком разрешении хочется загрузить эти фотографии, нанести копирайт. Потом все будут просматривать фотографии хоть в полноэкранном режиме, включив слайд-шоу.
Видеогалерея
Как и фотографии, теряются и общественные видеозаписи.
А ведь из них можно сформировать на портале корпоративную видеотеку! Здесь можно будет доводить до сведения всего персонала актуальнейшую информацию, скажем материалы с последних мероприятий. Пусть все просмотрят выступление вашего директора, где он рассказывает, к примеру, о планах и мерах по выходу компании из кризиса.
 |
| Видеотека |
Очень многие компании снимают мероприятия обычной видеокамерой, а значит, смогут изготовить свое видео, представить его на сайте и создать неповторимое впечатление не только на новых, но и на старых сотрудников. Совсем не трудно будет выложить на общее обозрение и видеоматериалы, иногда уже здорово смонтированные, – о том, как вы всей компанией ездили, скажем, на рыбалку. Ведь это так сближает коллектив и укрепляет его боевой дух!
Итак
Что увидит директор компании, заглянув на главную страницу портала? Удобный поиск по сотрудникам. Пять последних выпусков официальной информации. Подспорье для новых сотрудников. Доску почета, если на ней кто-то вывешен. Жизнь и события, происходящие в компании. Форумы, блоги и коммуникации – их последние новости. Видеоматериалы, которые можно просмотреть тут же, на портале. Информацию о новых и отсутствующих сотрудниках, измененные документы, дополнительные ссылки, голосования и так далее. Одним словом, главная страница сразу даст руководителю очень яркое впечатление о том, как и чем в настоящее время живет его компания.
Не секрет, что и в лучшие времена все компании экономили на HR-отделах, а сейчас этих служб просто нет. Есть отделы по работе с персоналом, которые заняты кадровым делопроизводством и перегружены работой из-за своей малочисленности. Корпоративный портал автоматизирует большую часть работы этих сервисов, а значит, делает их более эффективными в условиях кризиса.
Подчеркнем, что портал обладает огромным потенциалом автоматизации многих других бизнес-процессов: базы знаний, хранилища информации; инструменты коллективной работы, прежде всего для проектных команд; оптимизация процессов бэк-офиса (переговорные, канцелярия, заказ водителей и подобное); обучение и тестирование партнеров и сотрудников; прием обращений и устранение проблем. Следствие автоматизации – повышение эффективности взаимодействия сотрудников и производительности их труда. Это и есть эффективный и действенный план по спасению вашей компании от кризиса!
