Метраж под сокращение

 

Как оптимизировать рабочие площади с минимальными потерями для производительности труда? Какие способы нематериальной мотивации могут заменить недостаток рабочего места? На эти и другие вопросы отвечают эксперты мебельного рынка.
1. В помещение департамента отдела продаж на освободившиеся рабочие места посадили сотрудников бухгалтерии. Учитывая разную специфику работы, сосуществовать вместе сложно. Какие средства зонирования пространства можно применить на такой ограниченной площади, чтобы продавцы могли спокойно вести переговоры с клиентами и это не мешало сосредоточенной работе бухгалтеров?

Андрей Серов, к. т. н., ООО «Фарам РУ»
В случаях, когда в одном помещении размещают сотрудников различных по специфике работы отделов, возникает вопрос грамотного зонирования помещения. К средствам зонирования можно отнести стационарные и мобильные перегородки, как стеклянные, так и «глухие», звукопоглощающие панели или комбинирование этих средств. В частности, возможно выделить следующие варианты зонирования выше указанного помещения: 1) разделить два отдела стационарной перегородкой; 2) в каждом отделе выделить зоны, где требуется особая конфиденциаль ность информации, и отделить их стационарными перегородками, а остальное пространство разграничить мобильными перегородками с высотой примерно 2 метра; 3) использовать первый или второй способ в сочетании со звукопоглощающими панелями как для перегородок, так и в качест ве облицовочных стеновых панелей. Деление стационарными перегородками предусматривает частичный демонтаж подвесного потолка в зоне их установки, возможный перенос светильников и элементов системы вентиляции, возникает также проблема отсутствия источников воздуха в выгораживаемом помещении. Использование же мобильных перегородок позволяет в большинстве случаев избежать данных вопросов, но при этом невозможно достичь хорошей звукоизоляции. Для сокращения занимаемой площади в перегородках желательно использовать раздвижные двери. Уменьшить распространение звука также можно путем применения звукопоглощающих панелей, которыми заполняют перегородку или облицовывают стены. Кроме функции звукопоглощения они улучшают эстетику и дизайн помещения.

Алексей Матвейчук, менеджер департамента по продажам офисной мебели компании «Миланский мебельный салон»
Для разделения отделов с разной спецификой работы, находящихся в одном помещении, оптимальный выбор – мобильные разделительные перегородки, которые существенно снижают шум в помещении и при этом отделяют рабочие места от окружающих. Также для зонирования отделов можно предложить вариант, не требующий дополнительных затрат, а именно: разделить отделы шкафами.

2. Сколько квадратных метров офисной площади допустимо отводить на сотрудника в условиях кризиса? Какими средствами мотивации можно заменить недостаток личного пространства?

Наталья Бебик, коммерческий директор компании «Феликс»
Обычно рабочее место офисного сотрудника в России составляет от 4 до 8 кв. м, в среднем это 5–6 кв. м. Многие компании ориентируются на минимальную площадь одного рабочего места, которая не должна быть меньше 4 кв. м. Размер рабочего места в зависимости от рода деятельности сотрудника устанавливается стандартами, так что на сотрудника, ведущего индивидуальный прием посетителей (например, таких как юрист, администратор), выделяется около 9 кв. м в условиях общего пространства и 12 кв. м, если это его личный кабинет. Специалистам, бухгалтерам, инженерам положено 6,5 кв. м, а начальникам отделов – 9 кв. м. Последнее время нередки случаи, когда компании стремятся к тому, чтобы на меньшей площади разместить максимальное количество сотрудников. Эта тенденция прослеживается в 90 % заказов и обусловлена стремлением к экономии пространства. Многие компании во время кризиса отказываются от огромных переговорных комнат, подсобных помещений, столовых для сотрудников, зон отдыха. На освободившихся площадях организовываются рабочие места для сотрудников. В новых экономических условиях вполне реально уплотнить сотрудников и на существующих площадях разместить большее количество людей. Чтобы хоть как-то компенсировать сокращения рабочей площади для персонала, компания может сделать следующее: установить кондиционеры, улучшить освещение, предоставить и обустроить стоянку для транспорта персонала, организовать питание сотрудников в офисе, хотя бы частично оплатить работникам абонементы в спортивные клубы и т. д.

Евгений Бакунов, менеджер по развитию бизнеса Kinnarps
Некоторые иностранные компании даже в условиях кризиса могут позволить себе 12 кв. м на одного сотрудника, но это скорее исключение. Самая распространенная рассадка – 8 кв. м на человека. В условиях кризиса часть компаний были вынуждены пойти на более плотную рассадку – 6 кв. м на человека. Меньше встречается редко. В условиях 5 кв. м на человека еще можно трудиться, хотя производительность сильно снижается за счет того, что сотрудники мешают друг другу, недостаточно шкафов и мест для совещаний. Когда сотрудники оказываются в ограниченном пространстве, их настроение, как правило, находится на нуле. Говорить о высокой производительности тоже не приходится. Разочарование от ограниченного пространства можно компенсировать новой мебелью, яркими и веселыми цветовыми решениями, шкафами с тамбурными или сдвижными дверями, мобильными решениями. Очень важный аспект – аксессуары, такие как «руки» для мониторов, крепление системных блоков под столешницей, различные ящички, и обязательно нужно убрать провода в кабель-каналы. Самый лучший вариант – приобрести столы «сидя-стоя». Они позволят менять положение работы много раз в течение дня.

3. Как грамотно использовать общие зоны в офисе (коридоры, кофе-поинты, зоны неформального общения, санузлы), чтобы работал каждый квадратный метр?

Андрей Серов, к. т. н., ООО «Фарам РУ»
Зачастую интерьер коридоров является непривлекательным и несет узко функциональную направленность. Однако коридор можно использовать и как демонстрационно-информационную зону для отражения рекламной информации о компании, ее текущей деятельности, для анонсов мероприятий и т. д. Инструментами для реализации будут выступать стенды, плакаты, баннеры, перетяжки, панно, световые табло. Положительные стороны такого решения – рациональное использование площади, оперативное донесение информации до сотрудников и клиентов, улучшение презентабельности офиса. Чаще всего зоны неформального общения, кофе-пойнты разнесены хаотично по всему офису. Выходом может стать объединение этих зон в одно общее пространство: например, небольшое кафе, разделенное на локальные зоны с различным функциональным назначением – зона переговоров, зона неформального общения, зона кафе и т. д. Такое объединение позволит сконцентрировать в одном месте все функционально связанные зоны, сократить наличие специальных переговорных комнат, уменьшить количество мини-кухонь и т. д. Оптимизация использования туалетных комнат возможна по их количеству и расположению. Число сантехнических точек определяется СНиП 31-05-2003. Объединение туалетных комнат для нескольких подразделений позволит сократить площадь, отводимую под них, а также снизить завышенное количество сантехнических точек, связанное с округлением при расчете.

Алексей Кошкаров, менеджер по развитию бизнеса компании Solo
Кофе-поинт на высоких барных столах без стульев займет меньше места. Офисным сотрудникам, которые много времени проводят в положении сидя, будет полезно изменить положение тела. Кроме того, время их пребывания в зоне неформального общения не затянется. Если офис небольшой, зрительно увеличить его можно, используя цельностеклянные перегородки. Однако важно, чтобы зона отдыха была визуально отделена от рабочего места сотрудника. Это поможет отвлечься и восстановить силы быстрее. И как бы мы ни старались заставить каждый метр работать, эффективное использование площадей в офисе возможно только при соблюдении норм проектирования. Для рабочей зоны это 3–5 кв. м на человека. Суммарная площадь (рабочая зона + все остальные) – минимум 10–12 кв. м на человека. Если из-за ограничения общей площади нужно выбирать между рабочей зоной и общими зонами, лучше ограничить общие зоны. Никакие изыски проектирования или мебельные коллекции не добавят сотруднику нужного для эффективной работы воздуха и жизненного пространства.

4. От каких предметов мебели можно отказаться в кризисное время

Борис Шахт, генеральный директор компании Orgspace Consulting
В любое время, а в кризисное особенно, офис должен быть спроектирован в точном соответствии с рабочими процессами. Только в этом случае сотрудники работают с максимальной производительностью, а занимаемые офисом площади используются с предельной выгодой для компании. Мебель при таком подходе, при такой организации офиса рассматривается исключительно как инструмент для выполнения тех или иных рабочих процессов. Отказываясь от инструмента работы, мы не сможем работать. Приведу простые примеры. Вам нужно хранить большое количество документов, но вы отказываетесь от шкафа. Вам нужно общаться с коллегами и посетителями, но вы отказываетесь от гостевого стула. Ваша работа требует повышенной концентрации и внимания, но вы решаете, что проживете и без перегородок. Если офис настроен под рабочие процессы, ни от чего отказываться нельзя. Другой вопрос, с помощью какой мебели эти процессы настроены. И здесь уже есть множество путей оптимизации. Например, для организации общения на рабочем месте обычно используют гостевой стул, который вдобавок занимает много места. А можно отказаться от стульев и применить многофункциональную тумбу Lollipop, на которой можно сидеть. Тумба хранится под столом, не занимая места, и выдвигается только тогда, когда у сотрудника есть время и необходимость пообщаться с посетителем. Другой пример оптимизации пространства офиса – использование мобильной мебели. Представим, что в офисе часто бывают переговоры, встречи с клиентами, регулярно проходит обучение сотрудников или партнеров, периодически проводятся видеопрезентации. Эффективность каждого из этих совершенно разных процессов требует своей, специально организованной предметной среды. Разумеется, в хорошие времена можно под каждый процесс выделить отдельное пространство и полностью его оснастить. Но если таких возможностей нет, можно с таким же успехом свести все процессы в одно помещение. Например, мобильная серия переговорных столов Tetrix позволяет быстро менять планировочное решение в переговорной комнате, настраивая ее на другие процессы: обучение, совещание, командную работу, видео-презентацию и т. д

Алексей Матвейчук, менеджер департамента по продажам офисной мебели компании «Миланский мебельный салон»
В кризисное время можно обойтись без лишних шкафов, тумб, стульев для посетителей. Однако, по моему мнению, лучше отказываться не от предметов мебели, а выбирать более бюджетный вариант. Можно сократить количество переговорных комнат и, как следствие, отказаться от некоторого количества переговорных столов и кресел или, как пример, минимизировать обстановку зон ожидания и рецепции.

5. Как обновить офисный интерьер своими силами, в финансово щадящем режиме?

Борис Шахт, генеральный директор компании Orgspace Consulting
Лучшее средство сэкономить при оборудовании офиса – привлечь профессионалов и поставить им эту задачу. В любом случае, прежде чем заняться обустройством офиса своими силами, стоит четко оценить связанные с этим риски. Первый вид рисков связан с проектированием устройства офиса. Самостоятельное проектирование – это всегда долго и часто неправильно. Долго, потому что нет навыков и специальных знаний. Не имея четких критериев принятия решений, которыми руководствуются профессионалы, компания вынуждена многократно все переделывать. Неправильно, опять же потому, что нет навыков и знаний, без которых невозможно оптимально настроить офис под все рабочие процессы. Даже привлечение архитекторов не спасает ситуацию, если они просто выполняют пожелания заказчика, перечисленные в техзадании. В результате проделанной самостоятельной работы компания несет убытки. В виде арендной платы за пустой офис, в который из-за затянувшегося проектирования она не успела переехать. А во-вторых, в виде снижения работоспособности и производительности сотрудников, вынужденных работать в неудобных и непродуманных условиях. Приведу простой пример: компания со штатом в 400 человек арендовала новое помещение. Из соображений экономии было решено не приглашать профессионального проектировщика и заняться зонированием самостоятельно. Первичное обследование отняло у компании очень много времени, а в результате было составлено техзадание, включающее количество квадратных метров под каждое подразделение, количество сотрудников и количество шкафов. Как и какую работу должны выполнять люди в этих подразделениях, в техзадании указано не было. Сейчас процесс проектирования все еще продолжается, а у компании закончились арендные каникулы. Теперь она вынуждена нести существенные издержки на арендной плате за офис, в котором она не работает. Каковы затраты на пустое помещение для 400 сотрудников за 1–2 месяца? Гораздо больше, чем стоят услуги профессионального проектировщика. Когданибудь эта компания переедет в новый офис, где продолжит нести убытки из-за неправильного зонирования и снижения эффективности работы сотрудников. Второй вид рисков возникает при разработке дизайна офиса своими силами. Если компания нечувствительна к имиджевой составляющей своей деятельности, то здесь можно найти множество решений экономии бюджета. Но совсем другой случай, если впечатление от офиса напрямую отражается на имидже компании и влияет на эффективность ее бизнеса. Гораздо проще, надежнее и выгоднее доверить этот вопрос профессиональному дизайнеру, способному превратить интерьер офиса в мощный инструмент бренд-воздействия.

interior.cre.ru