Верхний 1 leto

История Философия Команда Проекты Организация мероприятий

Праздник без потерь

Корпоративные мероприятия – праздники, юбилеи – необъемлемая часть корпоративной культуры организации. Но для того чтобы корпоративный праздник по настоящему удался, необходимо тщательно продумать и подготовить его.

К сожалению, в наше неспокойное время обеспечение безопасности при проведении мероприятий становится особенно актуальной проблемой. Надеемся, что наши рекомендации помогут вам решить эту проблему.

Очень часто проведение корпоративных праздников поручают специальной компании – агентству, которое организует и проводит праздник. Агентство самостоятельно обеспечивает безопасность мероприятия или поручает охрану корпоративной вечеринки частному охранному предприятию, с которым у нее заключен договор на стационарную охрану предприятия.

Представитель агентства искренне и бескорыстно предоставит охране достоверную и своевременную информацию, подстрахует парой представителей, выполнит все или почти все рекомендации охраны, получит все разрешения и согласования на проведение. Но может случиться так, что агентство будет недобросовестно выполнять свои обязанности, смету на охранные услуги составит и представит компании-заказчику так, чтобы положить 25–30 % от суммы себе в карман и отчаянно попробует проскочить на авось. Поэтому рекомендуем контролировать действия агентства и обязательно связаться с охранной компанией напрямую.

 

Важные правила

Правило № 1: профессионально выполнить обязанности по охране любого предприятия или объекта может только профессиональная охрана. Это может быть служба безопасности вашего предприятия, но в этом случае сотрудники должны быть специально подготовлены, потому что методы и средства обеспечения безопасности корпоративных мероприятий существенно отличаются от методов, которые используются при обычной охране объекта, хотя и базируются они на общих принципах. Если вы не располагаете собственной службой безопасности или планируете организовать грандиозное мероприятие, вам обязательно придется прибегнуть к услугам частного охранного предприятия или услугам вневедомственной охраны МВД.

Правило № 2: услуги профессиональной охраны по определению не могут быть дешевыми. Ведь, когда вы въезжаете в новую квартиру, вы никогда не поставите дешевую, «одноразовую» дверь. Вы поставите дверь, которая будет надежной и добротной, поэтому и стоить будет соответственно.

Правило № 3: задача профессиональной охраны – в нужном месте, в нужное время, корректно и предусмотрительно выполнить свои функциональные обязанности и при этом не разорить клиента. Клиент со своей стороны должен четко соизмерить свои финансовые возможности с финансовыми запросами частного охранного предприятия и найти золотую середину.

В США, Израиле и других странах затраты на охрану мероприятия составляют 10–25 % от общего бюджета мероприятия. У нас всегда намного меньше (5–10 %), хотя сотрудников, обеспечивающих безопасность, в нашей стране требуется больше. Стоимость охранных услуг колеблется от 1 до 10 у.е. в час на одного сотрудника охраны.

Выбираем достойный вариант охраны

При налаживании отношений с охранной структурой очень важно определиться, в какой степени вы намерены контролировать ее действия и какое участие вы будете принимать в организации охраны мероприятия.

Вы можете смело доверять частным охранным предприятиям с многолетним опытом работы, сотрудники которой прошли соответствующую подготовку, хорошо зарекомендовали себя и получили немало благодарных отзывов клиентов. Такое охранное предприятие само предусмотрит все нюансы, тщательно подготовится и выполнит охранные услуги с минимальными потерями, а то и вовсе без них.

Если вы выбираете «охрану средней руки», то потребуется контроль уполномоченного лица на наиболее важных этапах подготовки и проведения мероприятия. Если вы нанимаете дешевую, непрофессиональную «стражу» или сотрудничаете с охранным предприятием, которое не имеет опыта охраны подобных мероприятий, то вы должны быть готовы к рискованным ситуациям. Чтобы избежать проблем, вы должны позаботиться о том, чтобы на постах охраны были надзиратели-дублеры, которые смогут предотвратить возможные неприятности.

 

Подготовка охраны мероприятия

Комплекс мероприятий по охране начинается со встречи всех заинтересованных лиц (представителей компании, частного охранного предприятия) на месте проведения. На языке профессионалов эта процедура называется рекогносцировкой.

Сотрудники охранного предприятия составляют Паспорт безопасности мероприятия, в котором должны быть:

Ј основные фотовиды объекта;

Ј входы/выходы объекта с описанием;

Ј соседние здания/территория с описанием;

Ј подъездные пути и парковки, с полным их описанием и характеристикой в день мероприятия (например, после обеда; в пятницу летом, когда потоки машин устремляются за город; вечером осенью под проливным дождем; в понедельник, когда трассы загружены), должности и Ф.И.О. ответственных лиц;

Ј расположение и описание туалетов;

Ј характеристика внешнего и внутреннего освещения здания (помещения);

Ј аккредитация, то есть списки участников и гостей мероприятия. В них указываются паспортные данные, должности, полномочия и категория доступа человека в то или иное место охраняемого объекта. Аккредитации могут быть разного вида – от полной аккредитации до ограниченной. Оговариваются и заказываются бейджи, которые могут выполнять функции пригласительного билета;

Ј списки персонала, обслуживающего мероприятия;

Ј программа (сценарий) мероприятия, включающая перечень пунктов в хронологическом порядке; список ответственных лиц ключевых позиций мероприятия, например списки лиц, ответственных за питание, за транспорт, ответственных за объект;

Ј тревожная карточка, в которую включаются телефоны и адреса дежурных служб МВД, МЧС, ФСБ, скорой помощи и при необходимости другие телефоны;

Ј описание работы буфетов/столов раздачи питания;

Ј наличие средств пожарной сигнализации и тушения/водоснабжения;

Ј описание резервной системы электропитания;

Ј пожелания заказчика, его замысел и «смутные предчувствия».

 

Разрешения и согласования:

При проведении мероприятии вы должны руководствоваться местным законодательством, в Москве это распоряжение Мэра Москвы № 1054-РМ от 05.10.2002. Плюс к нему – договор аренды, если вы арендуете помещение, согласование со всеми службами, в том числе с подрядчиками и исполнителями. Отсутствие какого-либо документа или невыполнение какого-либо пункта может привести к срыву мероприятия и привлечению к ответственности его организатора.

 

Место и время проведения мероприятия

Обратим ваше внимание на некоторые тонкости, которые вы обязательно должны учесть при подготовке корпоративного мероприятия.

Ј Если вы арендуете зал кафе на 100 человек, необходимо расставить мебель так, чтобы в зале осталось свободное место. Если вы проводите так называемый прием стоя, то оставляйте свободной 25 % общей площади помещения, если ваши гости будут располагаться за столиками – то до 35 %. Если свободного места будет недостаточно, присутствующим будут чувствовать себя неуютно, в тесноте эмоциональная обстановка будет напряженной. Праздник может быть безнадежно испорчен.

Ј Если вы снимаете маленькое кафе для небольшой компании, для обеспечения безопасности бывает достаточно и местного охранника или двух охранников (сотрудников) из вашего офиса.

Ј Если вы запланировали проведение мероприятия летом, на окраине города, в 18.00 в пятницу, вы должны учесть, что добраться туда гостям будет практически невозможно из-за транспортных проблем.

Ј Если вы проводите мероприятие в общественном месте, например городском парке, необходимо огородить территорию, то есть всячески обособить себя от «общественности», чтобы избежать возмущенных замечаний пенсионеров, шума играющих детей, а также попыток молодежи проникнуть на ваше мероприятие.

Ј Если вы проводите мероприятие на закрытой территории, не стоит особо полагаться на местную охрану.

Организаторы привлекли всего двух сотрудников частного охранного предприятия для охраны мероприятия, проводимого на территории элитного закрытого парка, ссылаясь на мощную местную охрану, а также множество государственных чиновников и элиты с личной охранной. Однако ни местная охрана, ни личная охрана первых лиц, ни приглашенные «силовики» не выполняли своих прямых обязанностей, а просто отдыхали на празднике, а двум приглашенным охранникам пришлось работать контролерами, пропуская 1500 гостей. Царил полный хаос, воровали еду, спиртное и подарки, множество посторонних лиц проникло через неохраняемые заборы. Важные гости были шокированы, а репутация предпринимателя, проводившего мероприятие, серьезно пошатнулась.

Ј Вы должны учитывать требования местного законодательства, например согласно московскому законодательству открытое мероприятие (со звуковыми и световыми эффектами) может проводиться лишь с 6.00 до 22.00.

Ј Вы должны продумать, как ваши гости будут добираться домой.

Ј Желательно, чтобы мероприятия, особенно предназначенные для молодежи, пенсионеров или гостей издалека, не заканчивались поздно.

 

Медицинское обеспечение

Организаторы корпоративного мероприятия должны помнить, что на вечеринку, где присутствуют свыше 50 человек, необходимо пригласить медиков. На крупные мероприятия должны быть приглашены профильные врачи на машинах скорой помощи. Если ваши финансы не позволяют пригласить специалистов, попросите присутствовать хотя бы знакомого врача или фельдшера, в крайнем случае, заблаговременно позаботьтесь о дежурной аптечке (куда должны входить сердечно-сосудистые препараты, антибиотики, лекарства для пищеварения, антиаллергические, перевязочные средства и т.д.). Вы должны знать телефоны ближайшей дежурной аптеки, больницы, быть готовыми вызвать скорую помощь.

Экипаж скорой помощи (территориальный или ЦЭМП), необходимо принять (накормить), определить место его нахождения, откуда машина сможет свободно машина сможет свободно выезжать, обеспечить каналы связи и взаимодействия. Учтите, что все действия экипажа скорой помощи (смена места пребывания и т.д.) должны быть согласованы с начальником охраны или руководителем мероприятия.

Проводилось мероприятие для детей-инвалидов, которое формально заканчивалось в 23.00. Машина скорой помощи уехала, не спрашивая разрешения. Мальчику 11 лет, перенесшему шунтирование сердца, стало неожиданно плохо в 23.15. Присутствующие врачи-гости отказались оказывать специальную медицинскую помощь.

 

Пожарная безопасность

Если проводится крупное мероприятие, необходимо пригласить сотрудников подразделения МЧС или наряд пожарных.

Во время международного концерта под сценой заискрилась проводка – пошел дым, возникла угроза возгорания. Охрана заметила, доложила об этом, пожарный наряд был на месте, самоотверженно устранил опасность. Результат – никто ничего не заметил, концерт не прерывался.

 

Милиция

При проведении мероприятия следует определиться в ваших взаимоотношениях с правоохранительными органами.

Если вы проводите небольшое мероприятие под открытым небом, приглашаете охранников-профессионалов, то есть все помещение и парковки закрыты и защищены, согласование всех служб произведено, то достаточно просто уведомить местное отделение милиции о мероприятии и договориться с сотрудниками о взаимодействии по телефону.

Если планируется проведение более масштабного мероприятия под открытым небом, организаторы должны тесно сотрудничать с милицией и координировать свои действия с ней. Помимо сотрудников частного охранного предприятия приглашается наряд или экипаж милиции или вневедомственной охраны, а при необходимости и экипаж ГИБДД (ГАИ).

 

Незваные гости

Частное охранное предприятие выполняет множество функций по обеспечению безопасности мероприятия, однако не менее важной ее задачей является пресечение попыток «незваных гостей» попасть на мероприятие. «Незваные гости» на языке профессионалов именуются «халявщиками». Среди них встречаются люди разного возраста, образования, социального происхождения, но их объединяют общие качества: они отличные психологи, талантливые актеры, знают «все входы и выходы», отлично ориентируются в ситуации.

Существующий «профсоюз халявщиков» делится на четыре категории.

Первая категория, или «элита». Эти холеные граждане очень прилично, даже шикарно выглядят. Могут иметь почти легальные документы. Часто выдают себя за «генералов», «депутатов», членов каких-либо правоохранительных органов. Они «подавляют своим величием», могут начальственно прикрикнуть на охрану. Их цели – связи и совместное фото со звездами бизнеса и масс-медиа, ходят они только на мероприятия высшего света, могут иметь даже приглашения.

Вторая категория – люди попроще. Располагают информацией обо всех мероприятиях, могут подделать билеты, бейджи, а приглашения нередко выпрашивают у покидающих мероприятие, могут даже вытаскивать их из мусорных баков. Цель этих людей – бесплатная еда, подарки, знакомства. Нервны, могут устроить публичный скандал.

Третья категория, или «местные». Эти граждане дружат с младшим персоналом (например, с работниками ресторана, где вы проводите мероприятия), довольствуются бесплатной едой, подарками и пытаются кого-нибудь провести за деньги.

Четвертая категория, или «случайные гастролеры». Эта категория «халявщиков» самая опасная. В отличие от представителей первых трех категорий, эти люди опасны своей непредсказуемостью и экспрессивным поведением. Они могут спровоцировать драки и дебоши. Воры-профессионалы тоже относятся к этой категории.

Профессиональная охрана, как правило, имеет банк данных на этих проходимцев и знает способы их локализации. Но необходима твердая поддержка организаторов, так как застигнутые врасплох аферисты могут закатить публичную истерику.

 

Запрет на видео/фото/прессу

Если мероприятие носит закрытый характер, то нужно заранее предупредить гостей о запрещении видео- и фотосъемок. Представители СМИ иногда делают попытки попасть на светское или представительское мероприятие. Охрана на входах (главном и служебном) в этом случае должна проверять входящих на наличие скрытой аппаратуры. Если вы приглашаете собственного фотографа, необходимо представить его охране его с охраной и выдать ему бейдж.

 

Антитеррористические меры

Трагические реалии наших дней заставляют позаботиться и о комплексе антитеррористических мероприятий.

Важную роль играет, безусловно, место и время проведения. Специалисты не рекомендуют выбирать для корпоративных мероприятий публичное, известное место, не рекомендуется давать в СМИ информационные сообщения, сообщать о приезде именитых гостей, членов правительства, а также выбирать для проведения воскресные и праздничные даты.

Антитеррористические меры включают:

Ј Наличие наряда кинологической службы при проведении мероприятия или проверка объекта этим нарядом.

Ј Наличие устройств металлоконтроля и иных средств контроля на входах.

Ј Наблюдение и контроль на территории, прилегающей к месту проведения мероприятия.

Ј Наличие барьеров заграждения: тяжелых (рок-концерт или массовое мероприятие), легких, декоративных (светское мероприятие с небольшим количеством приглашенных)

Ј Тщательный контроль и отбор участников персонала по спискам, паспортам, бейджам.

Ј Выявление и удаление всех посторонних лиц с объекта (здания) и мест парковки транспорта.

Ј Внутриобъектовый режим и полное взаимодействие УФСБ, ГУВД, МЧС, медслужбы, организаторов, охраны и администрации.

Ј Проведении подробного инструктажа всего персонала и участников.

Ј Вывешивание объявлений с инструкцией по действиям в чрезвычайных ситуациях.

Ј Подготовка путей эвакуации, экипажей скорой помощи.

Ј Проведение медицинской экспертизы или обеспечение иных гарантий безопасности приготовленной пищи.

Ј Наличие охраны на всех ключевых позициях с системой связи и оповещения.

Ј Выделение нарядов правоохранительных служб.

Ј Заблаговременное обеспечение охраны и наблюдения за объектом.

Ј Другие действия, не противоречащие законодательству.

 

В заключение отметим, что в рамках одной статьи трудно рассказать обо всем, но будем надеяться, что наши рекомендации помогут вам провести праздник без потерь.

 

В.В. Дорогин

© 2007 Фонд «Праздник». Программное обеспечение: GEHARD.