Верхний 1 Верхний 2

История Философия Команда Проекты Организация мероприятий

ЭТИКА ПОВЕДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА НА КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ

ЭТИКА ПОВЕДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА НА КОРПОРАТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ

 

В этой статье мы не рассказываем забавные случаи, произошедшие на корпоративных мероприятиях, а говорим серьезно об этике поведения персонала на мероприятии.

 

Event-менеджер

В первую очередь речь идет об event-менеджерах. Стандартные требования к поведению event-менеджера заключаются в том, что он не должен «перетягивать» внимание на себя. Какой бы важной ему ни казалась собственная миссия, демонстрировать этого гостям не стоит. Даже если что-то идет не так, как планировалось, он должен постараться максимально деликатно и незаметно исправить ситуацию, а не обращаться к ведущему, выступающим или кому-то из обслуживающего персонала с недовольными замечаниями на глазах у заказчика и его гостей.

Стрессоустойчивость для event-менеджера очень важна, ведь в процессе подготовки к мероприятию или во время реализации проекта могут произойти накладки, как по вине заказчика, так и по вине подрядчиков или погодных или других форс-мажорных обстоятельств. Этому человеку приходится очень быстро принимать решения, устранять проблемы и действовать в измененных обстоятельствах. У event-менеджера должны быть очень крепкие нервы, потому что волнение, паника, страх могут привести к неприятным последствиям. Опытный специалист знает, что хорошо подготовленный праздник испортить практически невозможно, поэтому он и ведет себя более спокойно.

Некоторые агентства специально выделяют еще одного event-менеджера для оперативной коммуникации с ведущим и обеспечивают его радиосвязью. Этот помощник держит в поле зрения ведущего и зал, обеспечивает своевременный вынос призов, дипломов и цветов. Благодаря такой «страховке» общение ведущего со звуковиками и остальными незримыми (по идее) работниками сцены происходит не через микрофон, а через радиостанцию помощника event-менеджера.

Если event-менеджер является сотрудником той организации, которая проводит вечеринку, и в курсе каких-то внутренних тонкостей, то его работа во многом упрощается, но в то же время возникают и определенные трудности.

Основная сложность на корпоративных вечеринках для event-менеджера заключается в том, что он одновременно и участник, и организатор. Необходимо следить за ходом мероприятия, контролировать, координировать.

В сознании большинства присутствующих на вечеринке основным действующим лицом, безусловно, является ведущий праздника. Любая его оплошность может перечеркнуть труд всех людей, задействованных в организации мероприятия. Деятельность ведущего можно условно разделить на две части – административную и развлекательную. Как администратор, он должен следить за выполнением «протокола»: встретить, рассадить, проводить и т.д.; как ведущий, он должен быть максимально приближен к гостям, открыт к общению. В его компетенцию входит и соблюдение сценария мероприятия, но при этом он не должен думать только о том, как не выбиться из плана. Бывает, что надо что-то подкорректировать уже «на ходу».

В развлекательную часть работы ведущего входит не только проведение программы в качестве конферансье, но и обратная связь с присутствующими. Классический конферанс на уровне центрального телеканала советских времен требуется все реже. Как правило, ведущего приглашают, чтобы максимально развеселить, «завести» публику или даже включить ее в процесс. Сложно говорить о том, какое поведение для ведущего может быть нормой. Многое зависит от мастерства и умения чувствовать публику, соответствовать ее запросам. У каждого ведущего есть свои «рецепты». Очень важен хороший финал, чтобы гостям было даже немножко жалко, что мероприятие закончилось.

 

Артисты

Если на корпоративной вечеринке выступают «звезды», то их поведение зачастую определяется и привычкой самих «звезд» выступать на подобных мероприятиях, и умением event-менеджера наладить с ними контакт. Поскольку все это люди творческие, часто они бывают непредсказуемыми, и их экспромты способны как украсить праздник, так и безнадежно «отравить» его.

Профессионалы советуют: даже если во время мероприятия что-то идет не так, не стоит акцентировать на этом внимание. Коллеги жалуются, что, увлекшись, ведущий или артист начинает рассказывать какой-нибудь неприличный анекдот или шутку. Но и в этом случае не стоит стараться прервать «звезду» или «замять» ситуацию, чтобы не получить прямо противоположный эффект. И лучше все же работать с артистами, которые умеют себя контролировать.

 

Технический и обслуживающий персонал

Не менее важной является работа персонала, обслуживающего банкетную часть мероприятия. Организаторы корпоративных вечеринок обеспечивают застолье по-разному. Те, для которых приоритетом являются развлечения, сотрудничают с одной или несколькими кейтеринговыми компаниями или договариваются о проведении мероприятия там, где предложит заказчик, и, соответственно, используют персонал этой площадки.

Большинство площадок имеют свой обслуживающий персонал, и качество его работы – это вопрос статуса площадки. Здесь есть выход: сотрудничать только с теми из них, профессионализм которых у вас не вызывает сомнений.

Организации, у которых есть собственные площадки – клубы, рестораны, боулинги и т.п., – располагают своим штатом официантов, барменов, метрдотелей. Для того чтобы обслуживание соответствовало требованиям, предъявляемым заказчиком, персонал проходит специальную подготовку. Существуют внешние курсы и тренинги, но возможно и обучение в самой организации по собственным разработанным программам.

Правила обслуживания корпоративных вечеринок во многом сохранились еще с советских времен и соответствуют требованиям, предъявляемым к обслуживанию банкета. Вот что предписывает ГОСТ 50935-96: «Профессиональными этическими нормами поведения персонала являются: вежливость, тактичность, внимательность и предупредительность в отношениях с потребителями в пределах своих должностных обязанностей. Персонал должен уметь создать на предприятии атмосферу гостеприимства, в отношении потребителей проявлять доброжелательность и терпение, быть выдержанным, обладать способностью избегать конфликтных ситуаций».

Иными словами, официанты, метрдотели, бармены не должны инициировать разговоры с гостями, реагировать на какие-то замечания, брошенные «в сторону». Можно отвечать только на вопрос по существу, показать дорогу и т.п. Нельзя принимать приглашение сесть за стол, что-то выпить или съесть. Нельзя танцевать, участвовать в других действиях, не имеющих отношения к непосредственной работе. На таких мероприятиях очень важно во время программы не шуметь и не отвлекать гостей от зрелища.

Как бы ни вели себя гости, обслуживающий персонал не должен показывать своего удивления, недовольства, раздражения или каких-либо других эмоций. Нельзя поправлять гостей, которые делают что-нибудь не так, не соблюдая правила этикета. Некоторые заказчики даже специально предупреждают организаторов о том, что обслуживание должно быть максимально упрощенным, чтобы не смущать гостей излишним «пафосом» и предоставить им возможность отдохнуть и расслабиться.

 

Такт и внимание персонала – основа успешного мероприятия

Каждое мероприятие в плане обслуживания требует индивидуального подхода – от сервиса на уровне дипломатического приема до незатейливого фуршета. Агентство заинтересовано в том, чтобы угодить клиенту. При этом основная ответственность ложится на обслуживающий персонал, который должен не только соблюдать все стандартные нормы этикета, но и соответствовать имиджу конкретного event-агентства и стилю праздника.

С учетом того, что общение с людьми всегда сопряжено с какими-то неожиданностями и незапланированными обстоятельствами, персонал при обслуживании корпоративной вечеринки должен проявлять максимум внимания и такта.

 

P.S. На любых вечеринках случаются накладки или казусы, ведь даже машины дают сбой, а люди – это люди, они время от времени ошибаются. Мастерство event-менеджера проявляется в методах и скорости решения непредвиденных проблем, как это часто бывает, в экстремальных условиях. Однако большинство заказчиков желает все же видеть свой event без «экстрима». И к этому нужно стремиться.

© 2007 Фонд «Праздник». Программное обеспечение: GEHARD.